Glossar:

Power Apps und Power Automate

Low-Code: Ein Leitfaden zur Einführung von Microsoft Power Apps und Power Automate

Die Microsoft Power Platform ist eine Suite von Low-Code-Tools und -Diensten, die es Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Unternehmen ermöglichen, schnell IT-Lösungen bereit zu stellen.

Das Marktforschungsunternehmen Gartner zählt Microsoft im „Magic Quadrant for Enterprise Low-Code Application platforms“ zusammen mit OutSystems und Mendix zu den drei führenden Unternehmen im Bereich Low-Code. Microsoft bietet die am einfachsten zu übernehmende Plattform an, da die Office 365 Enterprise-Lizenzen (E3/E5/F1) bereits Power-Platform-Funktionen enthalten.

Power Apps und Power Automate, sind Teil der Power Platform. Zusammen bilden sie die Grundlage der Low-Code-Anwendungsentwicklungsstrategie von Microsoft:

• Power Apps gibt allen die Möglichkeit, Apps zu erstellen, mit erweiterten Funktionen, die bisher nur professionellen Entwicklerinnen und Entwicklern zur Verfügung standen.
• Power Automate ermöglicht, automatisierte Prozesse mit Low-Code-Drag-and-Drop-Tools zu erstellen.

Beide Tools haben sich als immens wertvoll erwiesen, wie die zahlreichen Praxisbeispiele auf der Microsoft-Seite zeigen.

Warum sollten Unternehmen Power Apps und Power Automate einführen?

Unternehmen müssen schneller auf sich ändernde Geschäftsanforderungen und Kundenerwartungen reagieren. Power Apps und Power Automate helfen ihnen dabei, die Anwendungsentwicklung zu beschleunigen, um mehr Anwendungen in kürzerer Zeit zu erstellen und Rückstände zu vermeiden.

Um in kürzerer Zeit mehr zu erreichen, müssen Unternehmen eine digitale Transformation durchlaufen und ihre Geschäftsprozesse so weit wie möglich automatisieren.

Neben den technischen Herausforderungen, die es zu bewältigen gilt, fehlt es auch an professionellen Entwicklerinnen und Entwicklern. Power Apps und Power Automate machen die Softwareentwicklung für nichttechnische Benutzende, sogenannte „Citizen Developer”, zugänglicher und reduzieren die Entwicklungskosten und die Abhängigkeit von IT-Abteilungen.

Business und IT können durch die Zusammenarbeit riskante – aber nützliche – Schatten-IT in eine Quelle für Innovation und Geschwindigkeit verwandeln.

Kurz gesagt, die Einführung von Power Apps und Power Automate kann einen Wettbewerbsvorteil bieten, indem sie die Effizienz, Produktivität und Kundenzufriedenheit verbessert und gleichzeitig die Kosten senkt.

Beginnen Sie mit der Auswahl eines einzelnen Geschäftsfalls

Um die Möglichkeiten und den erforderlichen Aufwand zu ermitteln, ist es ratsam, mit einem einzigen Business Case zu beginnen und die aufgewendete/eingesparte Zeit und die Kosten zu messen und zu bewerten. Das hilft, den Return on Investment (ROI) zu berechnen.

Um geeignete Business Cases zu finden, sprechen Sie mit Managern, wichtigen Stakeholdern und anderen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Suchen Sie nach Aufgaben, die sich wiederholen, zeitaufwändig, fehleranfällig oder auf manuelle Dateneingabe angewiesen sind. Andere Kandidaten sind Prozesse, die Compliance- oder regulatorische Anforderungen beinhalten, zu verbessernde Prozesse, die von den Key Performance Indicators (KPI) Ihres Unternehmens identifiziert werden oder Prozesse mit Systemintegrationen, bei denen Daten manuell übertragen oder Informationen vom Rest der Organisation isoliert werden müssen.

Wenn Sie mehrere Geschäftsfälle finden, sollten Sie diese priorisieren, indem Sie Faktoren wie die Komplexität des Prozesses, die Datenverfügbarkeit, die Integrationsanforderungen und die Verfügbarkeit von Ressourcen bewerten.

Erstellen Sie eine Implementierungsstrategie

Nach der Auswahl des Business Case ist es an der Zeit, die Implementierungsstrategie zu definieren. Dazu gehört auch die Festlegung der Ziele und Vorgaben für die Umsetzung. Definieren Sie die Rollen und Verantwortlichkeiten für das Implementierungsteam. Entwickeln Sie einen Zeitplan und legen Sie ein Budget für die Umsetzung fest.

1. Zusammensetzung des Teams

Arbeiten Sie mit einem „Fusion-Team“. Gartner definiert Fusion Teams als multidisziplinäre digitale Geschäftsteams, die:

• technologische, analytische Fähigkeiten und Fachwissen im Geschäftsbereich kombinieren.
• die Verantwortung für die Lösungen, die sie entwickeln, teilen.
• nach Ergebnissen und nicht nach Geschäftsfunktionen organisieren.

Ein erstes Fusion-Team ist beispielsweise aus folgenden Rollen zusammengesetzt: Business Process Specialist/Low-Coder, Pro-Coder, jemand mit Kenntnissen über die Power-Platform-Infrastruktur und ein oder eine Business-Intelligence-Spezialist oder- Spezialistinen, der oder die sich auf den Berichts- und Analyseteil des Business Case konzentriert.

2. Arbeitsweise

Abhängig von der Größe und Komplexität des ausgewählten Business Case müssen Sie entscheiden, ob eine agile, iterative Arbeitsweise bevorzugt wird. Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, müssen die folgenden Schritte mindestens einmal, im Falle mehrerer Iterationen wiederholt, ausgeführt werden:

1. Planen/entwerfen
2. Bauen
3. Test
4. Lernen/auswerten

3. Planen/entwerfen

Teilen Sie den Business Case in leicht abschätzbare und gut beschriebene User Stories auf. Extrahieren Sie die funktionalen und nichtfunktionalen Anforderungen aus den User Stories. Entwerfen Sie die Systemarchitektur, indem Sie Module, Schnittstellen und Abhängigkeiten identifizieren und beschreiben, wie sie funktionieren und miteinander interagieren. Beschreiben Sie die Benutzeroberfläche und bestimmen Sie, welche Daten erforderlich sind und wie sie in den Apps und Berichten gespeichert und abgerufen werden. Verwenden Sie Microsoft Dataverse oder z. B. SQL-Server oder eine Oracle-Datenbank? Planen und terminieren Sie jeden Schritt und beginnen Sie mit der Erstellung.

4. Vorgefertigt

Bevor Sie mit der Erstellung der Lösung beginnen, müssen die ersten Entwicklungs-, Test-/Abnahme- und Produktionsumgebungen eingerichtet werden. Erstellen Sie als Nächstes in DEV einen neuen „Publisher”, der Ihre Organisation repräsentiert, und erstellen Sie eine „Lösung“, die alle Anwendungsobjekte enthält. Eine Lösung ermöglicht es Ihnen, ein fehlerfreies Application Lifecycle Management (ALM) in Power Apps anzuwenden. Derzeit können Sie eine Lösung manuell exportieren und in eine andere Umgebung importieren. Auf diese Weise können Sie die entwickelte Anwendung von der Entwicklung in den Test und vom Test in die Produktion verschieben. Im Moment ist dies alles ALM, das Sie auf Ihr Projekt anwenden sollten. Später, wenn Sie die Plattform wirklich nutzen, wird die ALM-Automatisierung immer mehr zu einer Notwendigkeit.

5. Bauen

Lassen Sie die Power Apps basierend auf den Designs der Benutzeroberfläche erstellen. Machen Sie sie funktional, aber verlieren Sie sich nicht in dem Versuch, das Corporate Identity-Pixel perfekt anzuwenden. Erstellen Sie die Power-Automate-Flows, die für die Geschäftsprozesse erforderlich sind, die nicht direkt von den Power Apps verarbeitet werden.

6. Prüfung

Derselbe Vorbehalt, der im Abschnitt Pre-Build ALM beschrieben ist, sollte auf Tests angewendet werden. Die Testautomatisierung kann für diesen ersten Business Case zeitaufwändig und übertrieben sein, also halten Sie sich an einfache manuelle Tests durch den Business Process Specialist.

7. Lernen/bewerten

Lernen Sie nach Abschluss dieser Iteration aus Fehlern, bestimmen Sie Bereiche mit Verbesserungspotenzial und wenden Sie diese gewonnenen Erkenntnisse in der/den nächsten(n) Iteration(en) an.

Wiederholen Sie ggf. die Schritte 3 bis 7, bis Sie zu dem Schluss kommen, dass der Geschäftsfall abgeschlossen ist.

Auswertung

Es ist an der Zeit, den Business Case zu bewerten. Fragen, die Sie stellen können:

• Wurden die in der Umsetzungsstrategie definierten Ziele erreicht?
• Hat der Prozess mehr gekostet als die traditionelle Softwareentwicklung? Oder hat das Unternehmen Zeit, Mühe und Geld gespart?
• Hat Ihnen der Prozess dieser neuen Arbeitsweise gefallen? War es produktiv? Effizient?
• Sind die Anwendenden mit den Ergebnissen zufrieden?
• Sehen Sie das Potenzial für Ihr Unternehmen? Ergaben sich während des Prozesses weitere Business Cases, die zu dem Ansatz passten?

Der nächste Schritt ist die Einrichtung eines Center of Excellence (CoE), das Innovation und Verbesserung vorantreibt und Gleichgesinnte mit ähnlichen Geschäftszielen zusammenbringt, um Wissen und Erfolg auszutauschen und gleichzeitig Standards, Konsistenz und Governance für das Unternehmen zu gewährleisten.