Fehlendes IT-Wissen im Team? Mit diesen vier Schritten wird Event Storming trotzdem erfolgreich

Event Storming, wie viele andere agile Vorgehensweisen auch, hat seinen Ursprung in der IT. Damit bringt die Methode eine bestimme Perspektive und ein bestimmtes Vokabular mit. Nun ist vor allem Event Storming dafür gedacht, den Fokus auf die Fachlichkeit zu legen. Werden die Maßnahmen mit Teilnehmenden durchgeführt, die nicht aus dem IT-Umfeld stammen, und somit auch nicht die „IT-eigene“ Sprache sprechen, kann das Spannungen erzeugen. Mit vier einfachen Tipps kann Event Storming auch für Nicht-ITlerinnern und Nicht-ITler sinnstiftend sein.

1. Der erste Eindruck zählt

Die Moderation zu Beginn eines Workshops beeinflusst maßgeblich die Atmosphäre für den weiteren Verlauf. Eine positive Stimmung sorgt dafür, dass sich alle wohlfühlen, Spaß an dem Geschehen haben bzw. entwickeln und bereit sind, ihr Wissen zu teilen. Leider kann sie auch ins Negative kippen. Damit der gewünschte Effekt von Anfang an einsetzt, ist es wichtig, alle Beteiligten gleichermaßen anzusprechen. Hierfür eignet sich eine kurze Vorstellungsrunde.

Auch ist es ratsam, das Ziel und den Fokus des Workshops zu erläutern: Was genau ist das Ziel nach dem Event Storming? Soll zum Beispiel eine Software abgelöst werden oder möchte sich ein bestimmter Stakeholder einen Überblick verschaffen? Beim Event Storming wird im ersten Schritt ein Arbeitsergebnis erzeugt, mit dem sich hauptsächlich die Fachabteilung identifizieren muss. Es bildet ab, was gelebte Praxis ist. Die Einführung in die Event-Storming-Methode sollte dazu dienen, die Fachseite mit den nötigen Werkzeugen auszustatten. Physisch sind das Post-its und mental konkrete Anleitungen, wie die einzelnen Schritte zu gehen sind. Unsere Erfahrung hat gezeigt, dass kleine Schritte und griffige Beispiele besser helfen als vorab das große Ganze bis ins letzte Detail erklären zu wollen.

2. Mitwirkung statt methodischer Erbsenzählerei

Beim Event Storming soll die Perspektive der Fach- bzw. Business-Sicht kommuniziert, visualisiert und verstanden werden. Die Teilnehmenden der Fachseite sollen Fachausdrücke verwenden (dürfen). Der Rest der Gruppe übernimmt die Rolle des fragenden Zuhörers. Das heißt, wenn die Methode auch nach der Einführung nicht perfekt angewendet werden kann, ist das nicht weiter schlimm. Ein Agile Coach muss methodische Vorgaben und lohnende Änderungen ausbalancieren. Ein einfaches Beispiel: Die Formulierung auf den Post-its der Events muss im ersten Schritt nicht perfekt sein. Allerdings lohnt sich aus unserer Erfahrung eine nachträgliche Korrektur, um die Event-Storming-Story zu vereinheitlichen. Sofern z. B. die Abbildung von Commands für die Abbildung des Big Pictures nicht notwendig ist, kann dieser Schritt ersatzlos gestrichen werden.

Auch wenn es sich für den geübten Agile Coach etwas umständlich anfühlen mag, kann es sehr hilfreich sein, die „gesetzten“ Begriffe in der Methode vom Englischen ins Deutsche zu übersetzen. Es nimmt den Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Workshop eine wichtige Hürde, auch wenn diverse Begrifflichkeiten näher erläutert werden müssen. Die Teilnehmenden können sich so besser auf die Methode und den Workshop einlassen.

3. Agilität spricht viele Sprachen

Auch wenn die Fachabteilung vordergründig weder aus IT-Fachkräften besteht noch Erfahrungen mit Agilität aufweist oder nach agilen Prinzipien arbeitet, kann diese Gruppe sehr agil sein. Ein guter Agile Coach hört zu und unterstützt die Fachabteilung, sich verständlich auszudrücken. Für das Ziel des Workshops, die Fachseite abzubilden und zu verstehen, greift ein Agile Coach so wenig wie nötig und so viel wie möglich ein. Es sollte eher die Legende mit Definitionen gefüllt werden, bevor neue Begriffe eingeführt werden, die die Teilnehmenden erst lernen müssen. Der Flow in den die Beteiligten eines Workshops kommen, sollte nur in Ausnahmefällen unterbrochen werden. Alle abzuholen ist wichtiger als in der agilen Methodik die korrekten Begriffe zu verwenden.

4. Fachliche Prozesse haben eine in sich geschlossene Logik

Als Agile Coach ist es wichtig, auch das zu bedenken, was nicht zu sehen ist. Fachliche Prozesse haben in sich geschlossene Logiken, die es ITlerinnen und ITlern manchmal besonders schwer macht, sie zu verstehen. Daher ist es beim Event Storming besonders wichtig, zuzuhören und offene Verständnisfragen zu stellen. Bewertungen sind komplett fehl am Platz.

Fazit: Mit pragmatischer Umsetzung zum Ziel

Was einen Workshop am Ende erfolgreich macht, ist das Ergebnis – nicht die Methode. Es lohnt sich auf eine saubere Durchführung zu achten, um das Ergebnis möglichst systematisch zu erarbeiten. Gerade Event Storming als Methode ist dabei nur so gut, wie ihre Anwenderinnen und Anwender. Als Agile Coach lohnt es sich, auch pragmatische, neue Wege zu gehen, um die Teilnehmenden darin zu stärken sich ausdrücken zu können. Denn die Software, das Tool oder die organisatorische Veränderung, die auf das Event Storming folgen, müssen sie letztendlich unterstützen, ihre Arbeit besser erledigen zu können.